Rapat Baik

Suka atau tidak, rapat sangat penting untuk lingkungan kerja dan komunikasi yang baik. Oleh karena itu, sangat penting bagi kita untuk bekerja membuat mereka seproduktif mungkin. Hari ini kita akan menjelajahi berbagai cara untuk menjaga agar rapat tetap terkoordinasi, terdokumentasi dengan baik, dan berbicara tentang cara mengenali dan menghindari anti-pola.

Saya malu untuk menulis ini karena saya tidak selalu mengadakan pertemuan yang baik. Namun, saya telah menjadi tuan rumah ribuan dari mereka, jadi saya telah belajar baik dari beberapa kesalahan dan keberhasilan. Kemungkinan besar, jika Anda melakukan pekerjaan manajemen atau memimpin untuk sementara waktu, Anda juga akan melihat spektrum rapat Anda sendiri: rapat dengan berbagai jenis agenda dan tujuan, rapat dengan berbagai tingkat kecanggungan, rapat yang tidak memiliki hasil formal. Kami akan membahas semua ini di artikel ini, serta beberapa tip untuk masing-masing.

Sebenarnya, pertemuan menurut sifatnya hampir tidak pernah bisa sempurna karena menurut definisinya adalah sekelompok orang. Kelompok orang itu akan terdiri dari orang-orang yang berbeda: dengan selera yang berbeda, pendapat yang berbeda, prioritas yang berbeda, dan nilai yang berbeda. Ada kemungkinan besar bahwa tidak semua orang akan setuju tentang apa itu pertemuan yang hebat. Jadi setengah dari perjalanan adalah menyelaraskan itu .

Yang Baik, Yang Buruk

Satu hal yang pasti: kita bisa sepakat tentang pertemuan yang buruk. Jadi mari kita mulai dengan menggunakannya sebagai pemberat:

  • Tidak ada tujuan atau arah yang jelas
  • Rasanya kacau
  • Orang yang salah ada di sana
  • Orang pada umumnya tidak menghormati satu sama lain
  • Semua orang merasa itu buang-buang waktu

Dari pernyataan-pernyataan tersebut, kita kemudian dapat menyimpulkan apa itu pertemuan yang baik:

  • Tujuan pertemuan itu jelas
  • Ada agenda (kita akan menyelami kerumitan ini sebentar lagi)
  • Ada orang yang tepat di ruangan itu. Tidak terlalu banyak di mana komunikasi terlalu rumit, tidak terlalu sedikit di mana orang yang Anda butuhkan untuk maju tidak ada.
  • Ada beberapa pesanan. Orang-orang tidak masuk dan keluar, saling berbicara, atau secara umum tidak pengertian
  • Ada keputusan, hasil, dan langkah selanjutnya yang jelas di akhir

Tujuan Rapat dan Arahan

Poin pertama dan terakhir terhubung: untuk mengadakan pertemuan yang baik, ada intinya. Anda semua datang untuk tujuan yang unik, dan akhir pertemuan harus merangkum apa yang telah Anda pelajari tentang tujuan itu dan apa langkah selanjutnya. Jadi, awal dan akhir pertemuan mungkin terdengar sedikit mirip:

Kita semua di sini hari ini untuk membahas bagaimana kita akan mendukung versi berikutnya dari framework X. Saya memiliki beberapa data baru untuk menunjukkan kepada Anda bahwa membingkai arah, Hassan dan Jenna di sini untuk membicarakan beberapa detail implementasi , dan Angela, kami ingin berkoordinasi dengan Anda dalam proses peluncuran karena hal itu memengaruhi tim Anda.

Dan pada akhirnya:

OK, jadi kami memutuskan untuk pergi ke arah Y. Angela, tim Anda sepertinya nyaman melakukan Z, apakah itu benar? Dan jadwal peluncuran yang telah kami sepakati adalah 5 minggu. Langkah selanjutnya adalah mengeksplorasi dampak A, B, dan C dan berkumpul kembali dalam seminggu pada temuan dan proses kami.

Ini hanya sebuah contoh—tidaklah penting untuk memodelkan ini dengan tepat. Tetapi Anda harus menyelaraskan di awal dan akhir rapat untuk memastikan tidak ada hal penting yang hilang dan semua orang berada di halaman yang sama. Jika Anda belum mengambil keputusan pada akhir rapat, maka langkah Anda selanjutnya mungkin adalah mencari tahu siapa yang akan membuat keputusan dan memberi tahu semua orang atau beralih ke rapat baru.

Idealnya kalimat-kalimat ini merangkum informasi yang dibutuhkan setiap orang:

  • Tujuan bersama
  • Apa yang Anda lakukan untuk mencapai hasil itu?
  • Siapa yang memiliki apa?
  • Bagaimana
  • Kapan, apa jadwalnya?

Jika ada orang di sana yang tidak perlu mengetahui informasi ini, mereka mungkin seharusnya tidak menghadiri pertemuan itu sejak awal.

Agenda

Selain memutuskan bahwa rapat harus memiliki agenda, ada banyak cara dan sarana yang dapat digunakan untuk menggunakan agenda. Anehnya, agenda juga bisa menjadi cara untuk tidak mengadakan pertemuan yang baik, jadi mari kita telusuri juga.

Sebuah agenda idealnya harus selalu menyatakan tujuan pertemuan. Saya pribadi suka memasukkan beberapa poin sebagai poin pembicaraan, serta ruang untuk membuat catatan tepat di dokumen selama pertemuan.

Kadang-kadang orang menggunakan agenda untuk menuliskan pemikiran sebelum rapat, dan saya sangat menyarankan Anda menghindari hal ini—tidak ada yang salah dengan seseorang menyimpan catatan untuk dirinya sendiri untuk rapat, tetapi jika Anda datang ke rapat di mana agenda dikunci. ke bawah dengan materi, kadang-kadang dapat mematikan aspek kolaboratif dari rapat—yang berarti itu tidak boleh menjadi rapat sama sekali, itu hanya harus menjadi dokumen bersama, untuk dikonsumsi secara asinkron. Bagian dari tujuan pertemuan adalah diskusi itu sendiri. Sekali lagi, lebih keras:

Bagian dari tujuan pertemuan adalah diskusi itu sendiri.

Tidak semua pertemuan itu sama

Ada juga berbagai jenis pertemuan. Mari kita bahas jenis agenda apa yang mungkin Anda gunakan untuk masing-masing:

Sesi brainstorming : mungkin Anda tidak menginginkan agenda penuh, hanya tujuan dan bagian catatan, atau bahkan papan Miro atau alat papan tulis lainnya yang digunakan untuk menangkap pikiran orang, dengan area kecil dimatikan.

Diskusi mingguan atau standup harian : Saya biasanya meminta orang menambahkan apa pun yang mereka suka ke kami, mengawali kontribusi mereka dengan nama mereka dan kategori kecil, misalnya, RD untuk keputusan cepat, D untuk diskusi, dan P untuk proses. Berikut ini contohnya:

 - [Sarah, RD] should we block off 4 hours to triage our iceboxed issues?

Tim kami menggunakan papan kanban selama standup dan orang-orang bergiliran berbicara tentang apa yang mereka lakukan untuk jangka waktu tersebut. Sangat menyenangkan bagaimana ini membantu memperkuat tugas dan prioritas untuk minggu ini, dan memungkinkan untuk beberapa koreksi kursus jika ada ketidakselarasan yang tidak disengaja sebelum pekerjaan selesai.

Kami juga berbicara tentang apa yang dilakukan atau dikirimkan pada minggu sebelumnya sehingga kami dapat merayakannya sedikit. Terutama pada tugas-tugas yang kita tahu membutuhkan waktu lama atau membutuhkan banyak usaha.

Kami menemukan melalui percobaan dan kesalahan bahwa check-in dua kali seminggu cocok untuk kami: sekali pada hari Senin untuk memulai minggu, dan sekali lagi pada hari Rabu untuk membuat kami tetap selaras dan momentum terus berjalan.

Pertemuan Lintas Fungsi : Ini adalah pertemuan di mana agenda yang lebih formal dengan beberapa persiapan dapat sangat membantu, sehingga semua pihak memiliki informasi yang cukup tentang tujuan dan apa yang sedang dibahas. Namun, jika Anda memiliki banyak informasi, saya sarankan untuk membuat satu lembar dan membagikannya terlebih dahulu daripada menambahkan semuanya ke dalam agenda. Kadang-kadang jika saya tahu semua orang terlalu sibuk untuk membaca semuanya secara asinkron, saya akan memberikan 5 menit pertama kepada grup untuk membaca satu lembar dalam panggilan sehingga kita semua berada di halaman yang sama. Orang biasanya menghargai ini. YMMV.

Semua ini dikatakan, agenda sangat berguna, tetapi saya telah melihat budaya aneh muncul dari membuat aturan ketat di sekitar mereka. Inti dari agenda dan pertemuan adalah untuk berkolaborasi dalam sesuatu. Poin itu dibatalkan jika orang menempatkan proses di depan dorongan itu.

Budaya terbaik tempat saya bekerja menggunakan pertemuan dan agenda sebagai alat untuk bekerja bersama secara efektif – alat yang setiap orang sama-sama merasa bertanggung jawab untuk berguna.

Semua Jenis Canggung

Oke, Anda memimpin rapat! Anda memberi orang tujuan, Anda menetapkan arah dan garis waktu. Tapi kenapa jadi canggung?!

Tidak semua bentuk canggung itu buruk, kok. Ada berbagai jenis canggung, dan beberapa cukup alami, beberapa lebih berbahaya. Mari kita analisis sejenak, mulai dari yang paling tidak berbahaya hingga yang lebih berbahaya.

Kalian semua tidak saling mengenal dengan baik

Tim yang bekerja dengan saya di Netlify adalah beberapa grup paling konyol, paling kolaboratif, dan dapat dipercaya yang pernah saya senangi bekerja sama. Kami secara aktif mengembangkan budaya ini dan itu sangat menyenangkan. Setiap pertemuan dimulai dengan bercanda dan mengobrol. Kemudian, ketika kita sampai pada bisnis.

Pertemuan akan mengalir dengan mudah karena kami semua merasa nyaman bersama. Suatu kali seorang teman di departemen People bertanya "apa yang Anda lakukan untuk memecahkan kebekuan dengan tim Anda" , dan saya dengan bercanda menjawab " es? Tim kita? Tidak… kita tidak membutuhkan itu… mungkin kita harus dibekukan?”

Tidak semua percakapan akan seperti ini. Kami mengenal satu sama lain dengan cukup baik dan secara aktif bekerja untuk memiliki kerentanan bersama. Jika pertemuan Anda dengan kelompok lain yang tidak Anda kenal memiliki momen canggung, itu sebenarnya cukup alami, dan tidak ada yang perlu dikhawatirkan. Anda dapat mencoba bercakap-cakap dan itu bisa membantu, tetapi mencoba terlalu memaksakannya juga bisa terasa agak kaku, jadi kurangi rasa bersalah untuk yang satu ini . Tidak ada yang salah denganmu, aku janji.

Ada terlalu banyak orang

Selama pandemi, saya dan suami terkadang mencoba mengganti pesta makan malam secara langsung dengan versi zoom yang sama. Apa yang kami pelajari adalah mereka tidak bekerja dalam skala besar. Saat Anda mengadakan pesta tatap muka dengan 12 orang atau lebih, semua orang tidak benar-benar berada dalam satu kerumunan bersama, mereka memutuskan percakapan yang lebih kecil. Saat kami mulai mengadakan pesta zoom dengan grup yang lebih kecil, panggilan menjadi lebih lancar, santai, dan nyaman.

Ada skala tertentu di mana percakapan mulai terasa performatif karena ada begitu banyak mata yang tertuju pada seseorang saat mereka berbicara. Rapat sangat mirip. Cobalah untuk tidak mengundang terlalu banyak orang ke rapat. Jika Anda khawatir orang-orang mungkin tidak merasa disertakan kecuali Anda mengundang mereka, Anda dapat menandai mereka sebagai opsional atau memberi tahu mereka bahwa Anda pasti akan memberi tahu mereka hasilnya.

Jika Anda mengundang terlalu banyak orang karena ada budaya perusahaan bahwa setiap orang harus terlibat dalam setiap keputusan, itu mungkin pertanda masalah yang lebih luas yang perlu dipecahkan. Perusahaan pada skala tertentu mulai memiliki masalah yang berfungsi jika tidak ada pemahaman yang jelas tentang kepemilikan. Jika Anda sering mengundang semua orang karena takut akan perasaan terluka, itu mungkin bukan masalah dengan rapat Anda, dan lebih merupakan pertanda bahwa Anda membutuhkan kejelasan. Lihat bagian DRI di akhir bab ini untuk informasi lebih lanjut tentang cara menguranginya.

Ada sesuatu yang tidak dikatakan orang

Canggung semacam ini mungkin yang paling berbahaya. Jika pertemuan itu canggung karena orang tidak merasa nyaman untuk mengatakan yang sebenarnya, atau ada gajah di dalam ruangan, atau ada bau yang perlu diatasi. Bau gajah? Oke, lanjutkan.

Kita harus berhati-hati untuk ini dan mencoba untuk melakukan sesuatu tentang hal itu. Secara pribadi, saya adalah tipe orang yang “berjalan menuju api untuk memadamkannya”, dan akan benar-benar mengakui bahwa itu canggung karena rasanya kami tidak transparan satu sama lain. Saya akan menyatakan apa yang saya ketahui dari sudut pandang saya dan kemudian bertanya apakah orang lain merasakan hal yang sama.

Jika Anda melakukan ini, Anda biasanya harus menunggu satu atau dua ketukan. Orang mungkin akan sedikit terkejut bahwa Anda langsung keluar dan mengatakannya. Ini akan membawa mereka beberapa detik untuk menyesuaikan dan mempertimbangkan apa yang akan terjadi jika mereka mengatakan yang sebenarnya juga. Sangat penting bahwa Anda tidak berbicara untuk mengisi keheningan pada saat-saat ini. Ini akan terasa sangat tidak nyaman, tetapi saya berjanji, Anda harus membiarkan keheningan bertahan sebentar sebelum seseorang berbicara. Biasanya dari sana, semua orang akan mulai berbicara, dan Anda benar-benar dapat menggali masalahnya.

Konflik

Ada seluruh bab yang dikhususkan untuk konflik karena topiknya besar dan cukup bernuansa untuk menjamin waktu dan ruangnya sendiri, tetapi mari kita terapkan beberapa prinsip di sini, karena ada persimpangan antara pertemuan yang baik dan penanganan konflik secara langsung.

Bagian terpenting di sini adalah bahwa konflik bukanlah sesuatu yang harus dihindari. Tidak buruk bahwa orang merasa bersemangat tentang pekerjaan mereka, itu hebat. Tidak semua konflik itu negatif – tujuan pertemuan itu mungkin untuk mengungkap di mana orang-orang tidak selaras. Mungkin ada beberapa premis atau masalah dasar yang mereka semua coba selesaikan, tetapi mereka melihat solusinya secara berbeda. Ini dapat membantu untuk menemukan keselarasan di sana sehingga ide-ide dapat disempurnakan tanpa melekat pada identitas orang tertentu.

Hal identitas bisa menjadi jebakan, karena jika Anda memiliki dua orang yang mendiskusikan ide mereka alih-alih sebuah ide, itu bisa terasa seperti seseorang menolak mereka daripada sebuah konsep .

Kami ingin mencoba membimbing ke arah pendekatan di mana tidak terasa ada orang yang saling menyerang, dan juga mengelola secara aktif terhadap orang-orang yang tidak menghormati satu sama lain. Adalah tugas seorang manajer untuk membedakan konflik yang sehat dari serangan sehingga wacana yang saling menghormati didorong. Jika orang-orang melakukan serangan ad hominem, Anda harus memutarbalikkannya dan mengalihkan pembicaraan ke arah pekerjaan. Jika tidak, sangat sulit bagi percakapan untuk tetap produktif.

Biasanya saya akan mengatakan itu baik untuk mendengar orang keluar, dan kemudian memerintah kembali dengan mendiskusikan apa yang Anda pikir Anda dengar dan mengikatnya kembali ke tujuan bersama. Kemudian kita menemukan di mana kita memiliki kesamaan. Berikut ini contohnya:

“Apa yang saya dengar adalah bahwa Rashida merasa bahwa tim X memigrasikan sistem yang memengaruhi timnya saat mereka mencoba merilis fitur besar. Apakah itu benar? Dan Jerome merasa sangat penting bahwa tim X dapat segera memigrasikan sistem untuk tujuan stabilitas. Apakah itu benar?

“Oke, sepertinya kami memiliki tujuan bersama untuk memastikan perusahaan dapat mengirimkan fitur dengan stabilitas tertentu. Mungkin kita bisa berbicara melalui garis waktu apa yang tidak dapat digerakkan dan mana yang tidak sehingga kita dapat tetap terkoordinasi?

“Saya yakin kita semua ingin dapat mengirimkan fitur tersebut tanpa hambatan dan juga mengaktifkan dan menjalankan sistem baru”

Di sini, kami menyatakan apa yang kami pikir kami dengar, yang memungkinkan orang tersebut merasa didengar atau mengoreksi kami jika kami salah dan ada miskomunikasi. (Kadang ada!)

Kemudian kami menyatakan tujuan bersama dari kedua belah pihak , serta risiko dan kendala yang mungkin berperan dalam beberapa konflik yang perlu diselesaikan.

Anda akan perhatikan dalam kalimat terakhir, kami mencoba mengikat simpul untuk visi stabilitas yang memenuhi kebutuhan mereka yang dapat dimengerti.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan: Saya memberikan contoh di sini dan Anda sama sekali tidak perlu melakukannya seperti saya. Yang paling penting adalah orang-orang merasa didengar dan Anda semua setuju tentang apa itu konflik . Dan Anda tetap terbuka untuk diskusi itu, sambil menemukan premis dasar mengapa Anda bahkan membicarakannya.

Ini juga jauh lebih mudah diucapkan daripada dilakukan . Jika Anda memiliki percakapan yang keluar jalur, saya sarankan meluangkan sedikit waktu setelah Anda mengakhiri panggilan untuk menuliskan apa yang menurut Anda terjadi.

Saya cenderung memberi diri saya bagian untuk hanya membicarakan fakta tentang apa yang terjadi, dan kemudian bagian lain untuk membicarakan perasaan saya tentang apa yang berjalan buruk dan apa yang bisa lebih baik. Ini membantu untuk memeriksa fakta secara terpisah karena otak manusia kita terkadang dapat mencoba melindungi kita dan melihat versi tertentu dari suatu peristiwa. Sulit dilakukan, tetapi memeriksa hanya dengan fakta membantu sedikit.

Ada kalanya konflik yang kuat terjadi selama rapat dan Anda menemui jalan buntu, dan Anda perlu memberi waktu kepada orang-orang untuk berkumpul kembali. Saya menyarankan untuk mengadakan pertemuan lain dalam seminggu sebagai tindak lanjut, dan mencoba untuk mendengarkan orang-orang secara individu sementara itu. Terkadang orang membutuhkan sedikit jarak dari suatu masalah, atau mereka mengalami hari yang berat, dan itu tidak masalah.

DRI

DRI adalah singkatan dari “Individu yang Bertanggung Jawab Langsung” dan merupakan salah satu bagian terpenting yang belum kami bahas. Rapat yang baik harus memiliki DRI, dan belum tentu orang yang memanggil rapat. Itu mungkin bukan kamu. Tetapi Anda harus menunjuk siapa yang memiliki proyek dan pada akhirnya membuat keputusan ketika ada yang harus dibuat.

Mengapa Anda membutuhkan DRI? Yah, sebanyak Anda ingin mendengar masukan dari semua orang, pada akhirnya Anda harus membuat keputusan, dan ada banyak hal dalam pengembangan perangkat lunak yang tidak selalu memiliki satu jawaban yang benar.

Perhatikan bahwa frasa tersebut bukan PWMD (Orang yang Membuat Keputusan) meskipun akronim itu terlihat cukup keras. Sebaliknya, kami menggunakan Individu yang Bertanggung Jawab Langsung karena itu juga inti untuk menentukan siapa orang ini. Mereka adalah orang yang akan memiliki hasilnya.

Itulah bagian dari mengapa tidak semua orang bisa mendapatkan suara yang sama – jika itu adalah proyek Anda dan Anda berada di garis untuk hasil dari keputusan apa pun yang dibuat, Anda dapat melihat bagaimana Anda juga perlu memiliki pengambilan keputusan. Dan juga, jika orang yang tidak memiliki kulit dalam permainan memutuskan sesuatu, mereka mungkin tidak memahami semua bagian yang bergerak atau berinvestasi sebanyak mungkin dalam gravitasi masalah.

Penunjukan DRI tidak hanya membuka kunci kelompok untuk membuat keputusan akhir dan bergerak maju, tetapi juga menempatkan tanggung jawab pada pihak yang akan memikul beban.

Ada beberapa sistem kepemilikan yang bisa Anda jelajahi, seperti DACI, yang memisahkan Driver, Approver, Contributor, dan Informed sehingga semua orang tahu perannya, dan beberapa lainnya seperti RACI dan RAPID. Gunakan sistem mana pun yang paling masuk akal untuk organisasi Anda.

Saya merasa paling baik untuk mengidentifikasi orang ini sejak awal dalam sebuah proyek dan memastikannya dinyatakan kembali di awal rapat (dapat dimasukkan dalam agenda juga), karena akan sangat membantu jika Anda berada di persimpangan jalan. Orang ini dapat membuka blokir Anda dan membantu grup bergerak maju.

Bergerak kedepan

Kadang-kadang mungkin terasa seperti pertemuan adalah hambatan pada proses rekayasa perangkat lunak, tetapi tidak selalu harus terasa seperti ini. Ada sesuatu yang istimewa tentang berkolaborasi dengan sekelompok orang yang saling menghormati dan bekerja untuk tujuan yang sama. Rapat yang baik dapat memberikan kejelasan dan menghemat jam dan hari kerja orang saat mereka menuju ke arah yang salah. Memiliki kepemilikan yang jelas, dokumentasi, dan hanya orang yang tepat di dalam ruangan dapat membuat banyak tim tetap kompak, bahkan ketika masalahnya rumit.

Beli Bukunya

Ini hanyalah contoh dari jenis konten dari buku terbaru saya yang akan segera dirilis…


Postingan Good Meetings pertama kali muncul di CSS-Tricks . Anda dapat mendukung Trik-CSS dengan menjadi Pendukung MVP .

July 2, 2021

codeorayo

Ampuh! Ini rahasia mengembangkan aplikasi secara instan, tinggal download dan kembangkan. Gabung sekarang juga! Premium Membership [PRIVATE] https://premium.codeorayo.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *